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15/10/2010

Le "label Egalité" : tout savoir sur la procédure de candidature de cet outil d'émulation pour les entreprises

Le « label Egalité » : tout le monde en parle. Mais quelle est la procédure à suivre pour être labellisé ? A qui cela s’adresse-t-il ? Qui compose la commission de « labellisation Egalité » ? Et que se passe-t-il une fois qu’un organisme a obtenu sa labellisation ? AFNOR Certification vous répond.

Le label Egalité Professionnelle est le témoignage de l’engagement des organismes et de la mise en place d’actions concrètes en matière d’égalité liée au genre, dans le domaine professionnel. Il est destiné à tous les organismes implantés en France, quelle que soient leurs tailles, tous secteurs d’activités confondus. Il est délivré AFNOR Certification en tant qu’organisme d’évaluation de la conformité, choisi pour une durée déterminée par l’Etat, en concertation avec les partenaires sociaux. A noter que l’Etat permet aux organismes dont l'effectif total est de moins de 50 personnes d’obtenir un dossier de candidature simplifié.

AFNOR Certification assure l’instruction de la demande de labellisation des organismes candidats qui fait l’objet d’un rapport transmis à une commission de « labellisation Egalité ». Cette commission examine le rapport et rend un avis à la majorité permettant à AFNOR Certification de prendre la décision de labellisation. La commission de « labellisation Egalité » respecte un équilibre entre les hommes et les femmes et comprend :

5 représentants pour les organisations syndicales représentatives ;
5 représentants pour les organisations patronales représentatives ;
5 représentants de l’Etat, choisis pour leur compétence en matière d’égalité professionnelle ou de démarche de certification.

Comment se déroule la candidature ?

Le candidat retire un dossier de candidature en le téléchargeant à partir du site internet d’AFNOR : http://www.afnor.org/certification/lbh002 . Dès lors qu’il aura téléchargé son dossier de candidature, il recevra une proposition commerciale en fonction de l’effectif total impliqué dans la démarche de labellisation. Ce contrat devra être retourné, dûment signé et daté, avec le dossier de candidature.

Le dossier de candidature rédigé en français, est composé d’une lettre d’engagement, d’un formulaire de demande de labellisation, d’un rapport d’auto-évaluation, du rapport de situation comparée prévu par la loi du 9 mai 2001 relative à l’égalité entre les femmes et les hommes, du plan d’action triennal en faveur de l’égalité professionnelle entre les femmes et les hommes, et du contrat.

Une fois ce dossier rempli, il est soumis à l’avis consultatif de la commission égalité professionnelle de l’organisme candidat ou, à défaut, des représentants élus du personnel. Le candidat adresse alors à AFNOR Certification le dossier de candidature « label Egalité » daté et signé par son représentant légal ou mandaté.

Un examen du dossier de candidature est effectué par AFNOR Certification afin de vérifier la conformité des informations et pièces au cahier des charges. Il est en particulier vérifié que le dossier de candidature est complet et qu’il répond aux exigences du cahier des charges est précise et documentée. En cas de dossier incomplet, AFNOR Certification demande au candidat les compléments d’informations et/ou les pièces nécessaires.

AFNOR Certification accuse réception du dossier de candidature par retour et l’enregistre, lorsqu’il est complet. A partir du jour de l’accusé de réception du dossier de candidature, lorsque le dossier est complet, AFNOR Certification dispose d’un délai de 6 mois pour procéder à l’instruction du dossier et à la prise de décision de labellisation, sur la base de l’avis de la commission de « labellisation Egalité ».

L’instruction a ensuite pour but d’apprécier la prise en compte par le candidat des éléments de la démarche par rapport au cahier des charges de labellisation. Elle se déroule en deux temps :

Un auditeur qualifié par AFNOR Certification procède à l’analyse des pièces du dossier de candidature;
Après analyse des documents, l’auditeur rédige un rapport d’instruction. Il peut, si nécessaire, organiser une audition du candidat au sein d’AFNOR Certification.

Ce rapport d’instruction est alors soumis à la commission de « labellisation Egalité ».

La commission de « labellisation Egalité » rend un avis à la majorité au cours d’une réunion qui fait l’objet d’un procès verbal. Cet avis permet à AFNOR Certification de prendre la décision de labellisation. Cette décision est notifiée au candidat et à la commission de « labellisation Egalité » :

si une demande d’action complémentaire est nécessaire (informations, audition de représentants de l’organisme …), le candidat en est immédiatement informé ;
si la candidature est rejetée, AFNOR Certification en informe le candidat par une notification écrite motivée. Le candidat peut présenter une nouvelle demande de labellisation à l’issue d’une période de 6 mois échue, à partir de la date d’émission du courrier de notification de refus d’attribution du « label Egalité ».

La labellisation se concrétise par la délivrance d’une attestation de labellisation et par la publication de l’identité et des coordonnées du labellisé au moyen de tout support approprié permettant une information publique, notamment sur le site internet usité par AFNOR Certification. L’attestation doit notamment permettre d’identifier pour le labellisé chacun de ses établissements couverts par la labellisation avec au minimum :

le nom, l’adresse, la forme juridique et le nom du responsable légal ou mandaté ;
la date d’effet et la période de validité.

La labellisation est valable pour une durée de trois ans à partir de sa date d’obtention. AFNOR Certification effectue un suivi à 18 mois (à partir de la date de labellisation) pour s’assurer que le labellisé continue de satisfaire aux critères de labellisation et qu’il s’inscrit dans un processus d’amélioration continue. Pour ce faire, le labellisé transmet à AFNOR Certification, 15 mois après la date de labellisation, une actualisation des informations sur la base du formulaire de demande et du plan d’action triennal en faveur de l’égalité professionnelle entre les femmes et les hommes. Ces derniers sont examinés par l’auditeur qui peut demander des compléments d’information à l’organisme labellisé. Cet examen donne lieu à un rapport d’instruction qui est soumis à la commission de « labellisation Egalité ».

Pour faire valoir sa labellisation, le labellisé est en droit d’utiliser une marque collective de certification « label Egalité », dans les conditions précisées contractuellement. Un kit de communication est mis à disposition des organismes labellisés.

Une décision de suspension de la labellisation peut être prise à l’égard d’un organisme labellisé dans les cas suivants :

à la demande de l’organisme, notamment en cas de réorganisation empêchant momentanément le maintien de la conformité au cahier des charges ;
à l’initiative d’AFNOR Certification, en raison de non-conformités constatées par rapport au cahier des charges ou à la procédure de labellisation.

Le délai maximum de suspension du « label Egalité » est de 12 mois. La levée de la suspension est soumise à la commission de « labellisation Egalité » qui, après analyse des nouveaux éléments transmis par l’organisme, émet un avis permettant la prise de décision par AFNOR Certification: levée de la suspension, maintien de la suspension ou retrait de la labellisation.

Six mois avant l’échéance de validité de la labellisation (soit 30 mois après la date de labellisation), l’organisme labellisé sera invité à demander le renouvellement de sa labellisation pour une nouvelle période de trois ans. Pour le renouvellement, le déroulement des différentes étapes est identique à celui de la candidature initiale. Les dossiers de candidature devront être réactualisés.

Pour en savoir plus sur le « Label Egalité » et télécharger le dossier de candidature...

Prochain rendez-vous pour parler de l’égalité professionnelle :

Lyon le 18 octobre
Montpellier le 19 octobre

A lire : « Egalité professionnelle entre les femmes et les hommes - Comprendre et agir », d’Elisabeth Ferro-Vallé, éditions AFNOR, novembre 2009