1. Dans quels cas suis-je considéré comme un nouvel entrant ?
2. Quelles informations dois-je transmettre à mon organisme certificateur ?
3. Quelles sont les échéances à anticiper pour éviter une rupture de certification ?
4. Comment est calculée la durée de l’audit dans le cas d’une certification multi-sites ?
5. Quels sont les indicateurs audités à minima lors de l’audit de surveillance ?
6. Quelles sont les obligations concernant l’affichage du certificat ?
1. Dans quels cas suis-je considéré comme un nouvel entrant ?
Un nouvel entrant est un organisme de formation :
- Dans sa 1ère année d’activité
ou - Débutant une activité sur une nouvelle catégorie d’actions
Conséquences :
- Pour l’audit initial, au moins une prestation par catégorie d’action doit avoir été menée (ou a minima débutée dans le cas des CFA)
- La durée de l’audit de surveillance est majorée de 0,5 jour
2. Quelles informations dois-je transmettre à mon organisme certificateur ?
Avant chaque audit, les informations suivantes doivent être transmises actualisées à votre certificateur :
- Le bilan pédagogique et financier en vigueur, permettant de vérifier et d’ajuster au besoin la durée de votre audit
- Un organigramme nominatif et fonctionnel (quelle que soit la taille de votre structure)
- Une description de votre activité (alternance ? distanciel ? formations certifiantes ? sous-traitance ? …)
- Le chiffre d’affaires réalisé par catégorie d’actions
Pour les nouveaux entrants : indiquer le chiffre d’affaires réalisé à la date de candidature
- Une attestation sur l’honneur de non engagement auprès d’un autre certificateur
3. Quelles sont les échéances à anticiper pour éviter une suspension de certification ?
Compte tenu des délais fixés dans l’arrêté pour traiter les non-conformités éventuelles, nous vous recommandons de respecter les échéances suivantes :
Pensez à contacter AFNOR Certification idéalement 8 mois avant l’échéance de votre certificat pour contractualiser et programmer votre audit de renouvellement : Voir l'email
4. Comment est calculée la durée de l’audit dans le cas d’une certification multi-sites ?
Pour l’audit de surveillance, une nouvelle formule de calcul s’applique pour définir le nombre de sites à auditer :
- l’échantillon est la racine carrée du nombre total de sites multipliée par 0,6, arrondie à l’entier le plus proche. L’audit comprend a minima un site non audité à l’audit précédent.
Exemple : pour un organisme ayant 4 sites : 0,6 x √4=1,2 soit 1 site à auditer en plus de la fonction centrale
- Pour l’audit initial et de renouvellement, pas de changement, la formule d’échantillonnage est la racine carrée du nombre total de sites (ou de nouveaux sites), arrondie à l’entier le plus proche.
Exemple : pour un organisme ayant 4 sites : √4 = 2 soit 2 sites à auditer en plus de la fonction centrale
5. Quels sont les indicateurs audités à minima lors de l’audit de surveillance ?
- les indicateurs ayant fait l’objet de non-conformités lors de l’audit précédent
- les indicateurs ne pouvant donner lieu qu’à des non-conformités majeures : indicateurs 4, 5, 6, 7, 10, 11, 14, 15, 16, 20, 21, 22, 26, 27, 29, 31 et 32 (lorsqu’ils sont applicables à l’organisme audité) ;
- les indicateurs 1, 17, 19 et le 3 pour les organismes concernés
- pour les organismes ayant bénéficié des conditions de durée aménagées lors de l’audit initial, les indicateurs n’ayant pas été vérifiés lors l’audit initial, applicables à l’organisme audité
- l’échantillonnage des actions auditées doit être représentatif de l’activité du prestataire réalisée sur la période de référence (depuis le dernier audit initial soit environ 18 mois)
6. Quelles sont les obligations concernant l’affichage du certificat ?
- Votre certificat fera obligatoirement apparaître les informations nouvelles suivantes :
– Référence au programme de certification
– Adresse de votre organisme certificateur
– Votre numéro SIREN (figurant sur votre extrait K-Bis et votre déclaration d’enregistrement INSEE)
- Vous devez afficher votre certificat valide dans vos locaux et sur votre site internet
- Vous devez pouvoir le transmettre sur demande
