Fiabilité des copies numériques : AFNOR livre le mode d’emploi

Fiabilité des copies numériques : AFNOR livre le mode d’emploi

Fiabilité des copies numériques : AFNOR livre le mode d’emploi

La norme NF Z42-026 tout juste publiée est le mode d’emploi le plus abouti pour que les documents numérisés aient la même valeur légale que les documents papiers originaux. Un progrès indéniable en matière de digitalisation des processus documentaires dans le public et le privé.

AFNOR publie la première norme volontaire délivrant des spécifications pour réaliser une numérisation fiable de documents papier et contrôler ces prestations. C’est le résultat d’un important travail collectif, rendu possible grâce à l’implication d’une vingtaine d’organisations (prestataires de numérisation, utilisateurs, administrations, consultants, organismes de contrôles…). Couplé à un système d’archivage électronique, ce dispositif permet à une organisation de respecter ce qu’imposent les textes légaux et règlementaires* pour disposer de copies numériques ayant la même valeur que les documents originaux, et donc permettre dans certains cas la destruction de ces derniers.

Documents comptables, financiers, administratifs, commerciaux, chèques, plans, cartes, photographies… La liste des documents potentiels est importante.

Pour les opérateurs et les services internes
Entreprises et administrations peuvent désormais s’appuyer sur ce document pour bâtir leurs cahiers des charges et sélectionner leur opérateur de numérisation. La norme NF Z42-026 peut aussi être utilisée par les services internes d’une organisation, s’ils souhaitent numériser des documents en utilisant scanners ou copieurs. Un processus complet de transformation numérique du document papier est ainsi proposé, tout comme des exigences et des recommandations pour l’amélioration des images numérisées, la constitution et l’indexation des livrables numériques avec la fourniture des copies fidèles, des éléments de traçabilité et d’intégrité associés, leur contrôle et leur validation.

> Commander la norme NF Z42-026

* Rappel des exigences de la loi
Le nouvel article 1379 du Code Civil entré en vigueur le 1er octobre 2016 indique que la copie fiable a la même force probante que l’original et précise : « Est présumée fiable jusqu’à preuve du contraire toute copie résultant d’une reproduction à l’identique de la forme et du contenu de l’acte, et dont l’intégrité est garantie dans le temps par un procédé conforme à des conditions fixées par décret en Conseil d’État. »
Le décret n° 2016-1673 du 5 décembre 2016 (cité dans l’article 1379 du code civil) comprend une liste de solutions envisageables pour garantir l’intégrité de la copie fidèle (empreinte, horodatage, cachet électronique, …). Les dispositions relatives à la copie fidèle des factures papiers, décrites dans les textes fiscaux de fin 2016 et l’ordonnance n° 2017-29 du 12 janvier 2017, sont identiques.

Contact presse pour recevoir la norme volontaire, échanger avec un expert : Olivier Gibert – Tél : +33 1 41 62 85 55 presse@afnor.org

A propos du groupe AFNOR

Groupe international, AFNOR conçoit et déploie des solutions fondées sur les normes volontaires, partout dans le monde. En tant qu’organisme national de normalisation, AFNOR est le membre français des organisations de normalisation européennes et internationales. Il assure la représentativité et la défense des intérêts des acteurs économiques français, au service de l’intérêt général. En tant que fournisseur de solutions de veille professionnelle, de formation, de mesure, de certification et d’évaluation, le groupe évolue également dans le domaine concurrentiel : il possède la dimension et toutes les ressources pour accompagner et déployer des solutions de référence dans plus de 100 pays. www.afnor.org

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